Que ce soit pour des vacances, un congé férié ou une absence prolongée, il est toujours professionnel d'aviser vos correspondants que vous ne pourrez pas leur répondre immédiatement.
Grâce à l'outil Répondeur automatique (Autoresponder), votre boîte courriel enverra un message pré-écrit à toute personne qui vous écrit pendant votre absence.
Vous pouvez configurer ce message de deux façons : directement depuis votre Webmail ou via votre panneau cPanel.
Méthode 1 : Depuis le Webmail (Le plus simple)
C'est la méthode idéale si vous n'avez pas accès au panneau cPanel complet.
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Connectez-vous à votre Webmail (ex: votredomaine.com/webmail).
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Sur la page d'accueil du Webmail (avant d'entrer dans Roundcube), repérez la section Gérer votre boîte de réception.
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Cliquez sur l'icône Répondeurs automatiques (Autoresponders).
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Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un répondeur automatique (Add Autoresponder).
Méthode 2 : Depuis cPanel
Si vous gérez déjà votre hébergement, vous pouvez le faire d'ici pour n'importe quelle adresse courriel de votre domaine.
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Connectez-vous à votre panneau cPanel.
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Descendez à la section E-mail (Messagerie).
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Cliquez sur l'icône Répondeurs automatiques (Autoresponders).
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Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un répondeur automatique (Add Autoresponder).
Étape finale : Remplir les champs du message
Peu importe la méthode choisie, vous arriverez sur le formulaire de création. Voici comment le remplir correctement :
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Jeu de caractères (Character Set) : Laissez-le sur utf-8 (c'est le format standard qui supporte les accents).
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Intervalle (Interval) : C'est un réglage très important ! Inscrivez le nombre d'heures que le système doit attendre avant de renvoyer le message d'absence à la même personne si elle vous écrit plusieurs fois. Nous recommandons d'inscrire 24 pour éviter de spammer vos contacts.
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E-mail : Inscrivez votre adresse courriel (si vous êtes via cPanel) ou vérifiez qu'elle est bonne (si vous êtes via Webmail).
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De (From) : Inscrivez votre nom ou le nom de votre entreprise.
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Objet (Subject) : Le titre de votre message (ex: Message d'absence : En vacances !).
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Corps (Body) : Rédigez ici votre message (dates de votre absence, personne à contacter en cas d'urgence, etc.).
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Démarrer / Arrêter (Start / Stop) : * Laissez sur Immédiatement et Jamais si vous partez tout de suite (n'oubliez pas de revenir l'effacer à votre retour !).
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Choisissez Personnalisé (Custom) pour programmer d'avance les dates et heures exactes de début et de fin de votre message.
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Une fois terminé, cliquez sur Créer/Modifier (Create/Modify) au bas de la page. Votre message d'absence est maintenant actif !
? Conseil pratique : Si vous avez programmé une date de fin "Personnalisée", le système arrêtera d'envoyer le message tout seul à la date prévue. Vous n'aurez même pas besoin de vous reconnecter à votre retour !
